Элементы проектирования организации. Часть 1

При проектировании руководству необходимо принять ряд решений относительно следующих элементов:
1. Разделение труда (специализация) может быть по горизонтали и по вертикали.
Горизонтальное разделение труда - это разделение труда по видам работ (специализация), например, снабжение, сбыт, производство. Вертикальное разделение труда – это разделение работ по уровням иерархии в организации.
При проектировании организации необходимо определить глубину специализации. Специализация имеет следующие преимущества:
- позволяет детально разобраться в работе и качественно её выполнять;
- упрощает управление работником;
- упрощает коммуникации в организации;
- облегчает процесс формализации работы.
Сверхспециализация даёт следующие негативные результаты:
- не позволяет работнику увидеть цель всей организации;
- снижает уровень удовлетворённости работников работой;
- усложняет процесс координации звеньев организации.
2. Департаментализация – существует несколько подходов к группированию специализированных работ в организации: по численности работников, по времени, по функциям, по территории, по продукту или группе продуктов, по рынкам. Это определяет тип организационной структуры.
3. Связи между частями и координация. В организации, состоящей из многих частей, необходимо координировать, то есть согласовывать их деятельность. Это достигается путём формирования системы устойчивых связей, без которых не может быть организованного целого. Связи определяют взаимодействие частей организации и осуществляются через каналы коммуникации.
Связи выражают отношения между компонентами организации, поэтому в зависимости от назначения в организации формируют различные виды связей. Наиболее распространёнными являются следующие пары:
- вертикальные и горизонтальные;
- линейные, штабные и функциональные;
- прямые и косвенные;
- формальные и неформальные.
Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и её частях. Они формализуются в процессе проектирования организации, действуют постоянно и отражают распределение полномочий.
Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации для выполнения поставленных задач.
Вертикальные связи служат каналами передачи распорядительной и отчётной информации, создавая тем самым стабильность в организации. Однако если информация, используемая для принятия решений, должна проходить множество уровней иерархии, часто возникают её искажения, а коммуникационный процесс замедляется.
Горизонтальные связи способствуют наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении общих задач. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию в целом более устойчивой к изменениям внешней и внутренней среды. Горизонтальные связи имеют следующие преимущества:
- повышают качество взаимодействия звеньев организации;
- развивают самостоятельность и инициативу руководителей разных уровней;
- повышают оперативность передачи информации;
- повышают оперативность принятия и реализации решений.
Существует несколько форм горизонтальных связей. Наиболее распространёнными являются:
- Прямые контакты между руководителями в виде обсуждения вариантов решения общей проблемы. Например, контакт между начальниками финансового отдела и отдела сбыта по поводу отгрузки продукции и её оплаты.
- Взаимосвязи между сотрудниками смежных подразделений.
- Создание целевых групп. Они используются, когда в общую работу вовлечено большое число подразделений. Целевые группы состоят из специалистов различных функциональных подразделений, принимающих участие в данной работе. Целевые группы часто создают для выявления возможностей улучшения функционирования административно-управленческого аппарата.
- Создание постоянно действующих команд. Команды формируют для решения наиболее часто возникающих проблем. Члены команды могут встречаться ежедневно или еженедельно для обсуждения вопросов. Команды могут быть сформированы на различных уровнях. Чем больше задач, требующих всестороннего рассмотрения, тем большее количество уровней, на которых должны функционировать команды, а иногда тем шире должен быть круг их полномочий. В организации может быть сформирована целая иерархия команд.
- Создание координационных комитетов. В них входят представители функциональных и производственных подразделений для обмена информацией, координации действий, выработки единого подхода в решении проблем.
- Установление двойной ответственности при решении проблем в матричных структурах управления, когда специалисты проектных групп подчинены одновременно начальнику функционального подразделения и руководителю проекта.
Линейные связи - это отношения, посредством которых руководитель осуществляет прямое управление подчинёнными. Они направлены в организационной иерархии сверху вниз и выступают в форме приказа, распоряжения, указания.
Штабные связи имеют рекомендательный характер, направлены снизу вверх, выступают в виде советов и рекомендаций и осуществляют информационное обеспечение координации.
Функциональные связи – это отношения, посредством которых руководитель функционального подразделения имеет право самостоятельно принимать решения, но не по всем вопросам, а только в пределах определённой функции, например, рекламы, управления персоналом и т.д. Причём эти решения являются обязательными для выполнения другими подразделениями.
Линейные связи также можно назвать прямыми, так как это отношения между руководителем и его непосредственными подчинёнными.
Косвенные связи – это отношения между руководителем подразделения и работником, работающим в этом подразделении, но формально входящим в состав другого подразделения. Такие связи устанавливаются, например, между начальником цеха машиностроительного предприятия и работающим в этом цехе нормировщиком или учётчиком, который формально относится к отделу труда и заработной платы, а также связи между начальником цеха и контролёром, который формально относится к отделу технического контроля.
Формальные связи – это связи координации, регулируемые установленными в организации целями, политикой и процедурами. Формальные связи отражают отношения между различными должностями, например, отношения между директором и начальником цеха вне зависимости от того, кто занимает эти должности. На практике формальные связи служат основой должностных инструкций.
Неформальные связи - это отношения между конкретными индивидами. Неформальные связи возникают в любом коллективе работников и являются основой формирования неформальных групп, появления неформальных лидеров и создания «параллельной» неформальной организации. Неформальные связи появляются тогда, когда формальные связи не выполняют своей роли: либо не служат интересам работника, либо – интересам организации.

Понравился данный материал?
Не стесняйся, поставь лайк, расскажи о нас своим друзьям, однокурсникам, короче, всем, кому был бы полезнен наш сайт! Тебе ничего не стоит, а нам приятно, что не зря стараемся ;)
Спасибо!