OB

Планирование в самоменеджменте

Процесс планирования обеспечивает эффективное и экономное использование времени. Оно дает менеджеру большую уверенность в себе и в достижении успеха. Замечено, что планирование каждый день в течение 10 минут обеспечивает 2 часовую экономию рабочего времени менеджера на практике.
Правила планирования:
1. При планировании соблюдать соотношение 60/40, то есть охватывать планом всего лишь 60% рабочего времени, а 40% оставлять на непредвиденные ситуации.
2. Регулярно проводить анализ видов деятельности и расхода времени, то есть документировать и анализировать, как и на что потрачено время.
3. Сводить задачи воедино, то есть составлять план действий, перечислять все предстоящие в плановом периоде дела, разделив их на долгосрочные и краткосрочные.
4. Осуществить реалистичное планирование, то есть планировать такой объем работы, с которым можно справиться в установленные сроки.
5. Восполнять, по возможности, сразу допущенные потери времени.
6. Составлять временные планы в письменной форме, что позволит всегда иметь полный обзор дел и окажет мобилизующее воздействие.
7. Невыполненные задания, которые не потеряли своей актуальности, включаются в план на следующий период.
8. Устанавливать временные нормы, то есть предусматривать в своем плане на каждое дело ровно столько время, сколько оно требует.
Обычно планирование в самоменеджменте осуществляют в пять этапов:
1. Составление заданий: необходимо записать все, что желаем и должны сделать на следующий день (задачи из невыполненного плана, периодические возникающие задачи и сроки, задачи из месячных и недельных планов). Задачи необходимо распределить по приоритетности, делить на долгосрочные и краткосрочные и проверить на возможность выполнения более рациональным путем.
2. Оценка длительности дел: напротив каждого дела указывается примерное время его выполнения. Суммируя все время, получаем ориентировочное общее время.
3. Резервирование времени: на план 60% - 5 часов рабочего дня.
4. Возможность сокращения и делегирования. Перепроверяем потребность во времени и снижаем время на все дела до необходимого минимума. Рассматриваем каждую задачу с целью рационализации.
5. Контроль и перенос несделанного.
Ежевечерние затраты на план в начале 20 минут, затем 5 минут обеспечивают многократную экономию рабочего времени, и уже на пути домой и утром на работу подсознание переработает поставленные задачи и подготовит возможные решения.
В качестве универсального инструмента планирования менеджеры широко используют «дневник времени» - органайзер. В календарную часть помещаются различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов. Особое значение придается плану дня (на каждый день отдельный лист). Здесь так же размещены листки по соответствующим месяцам и неделям, которые используют для переноса сроков на следующие периоды. Использованные листки в конце периода брошюруют и создают архив. Новые дневные листки снабжают всеми сроками из недельных и месячных планов. В них отмечают важные даты, такие как дни платежей, уходы в отпуск, дни рождения. Таким образом менеджер отражает все свои дела, ничего не забывается. В разделе служебных и частных дат отражают следующую информацию: сроки проведения мероприятий, расписание поездов и самолетов, универсальные листки планирования и карточки для записи идей. В общей части находятся различные отделения для визитных карт, фотографий, чековых и пластиковых карт, мелких денег и купюр.
Используя дневник времени, менеджер может успешно спланировать любой день, неделю, месяц, год; организовать и корректировать работу; повысить качество работы и позволить сэкономить ежедневно около часа рабочего времени.

Понравился данный материал?
Не стесняйся, поставь лайк, расскажи о нас своим друзьям, однокурсникам, короче, всем, кому был бы полезнен наш сайт! Тебе ничего не стоит, а нам приятно, что не зря стараемся ;)
Спасибо!