OB

Управление документацией: цели и мероприятия

Управление документацией предполагает:
- проверку документов на адекватность до их выпуска;
- анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;
- обеспечение наличие соответствующих версий документов в пунктах их применения;
- обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и
управление их рассылкой;
- предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов.

Подход к разработке и внедрению системы менеджмента качества в соответствии с международными стандартами ИСО 9000:2000 состоит из нескольких ступеней, включающих:
- установление потребностей и ожиданий потребителей и других заинтересованных сторон;
- разработку политики и целей организации в области качества;
- установление процессов и ответственности, необходимых для достижения целей в области качества;
- установление и определение необходимых ресурсов и обеспечение ими для достижения целей в области качества;
- разработку методов для измерения результативности и эффективности каждого процесса;
- применение данных этих измерений для определения результативности и эффективности каждого процесса;
- определение средств, необходимых для предупреждения несоответствий и устранения их причин;
- разработку и применение процесса для постоянного улучшения системы менеджмента качества.
Такой подход также рекомендуется применять для поддержания в рабочем состоянии и улучшения имеющейся системы менеджмента качества.
Как указано в ИСО 9000:2000, организация, принимающая указанный выше подход, создает уверенность в возможностях своих процессов и качестве своей продукции, а также обеспечивает основу для постоянного улучшения. Это может привести к возрастанию удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон и успеху организации.
Сегодня накоплен достаточно большой опыт разработки систем качества и существуют различные подходы к проектированию и созданию таких систем на предприятии. Одним их таких подходов являются рекомендации по проектированию систем менеджмента качества, предложенные Регистром Ллойда. Регистр Ллойда - независимая международная неправительственная организация, мировой лидер сертификационных корпораций. Сертификаты и свидетельства, выдаваемые Регистром Ллойда, признаются правительствами и компаниями всех стран мира практически во всех отраслях промышленности.
Согласно рекомендациям Регистра Ллойда создание системы качества содержит восемь основных этапов:
I. Принятие высшим руководством решения о создании системы качества согласно концепциям и требованиям стандартов ИСО 9000.
II. Создание рабочей группы и назначение лидера с широкими административными полномочиями. Определение процедуры мотивации.
III. Подготовительный период:
• ознакомление и изучение стандартов серии ИСО 9000;
• определение модели системы качества;
• разработка структуры системы качества и распределение ответственности по элементам;
• разработка политики качества.
IV. Проведение анализа организации на соответствие рекомендациям и требованиям стандартов ИСО 9000.
V. Планирование системы качества:
• определение рисков проекта системы качества;
• составление программы проекта;
• определение механизма контроля и корректировки программы;
VI. Разработка документации:
• определение структуры и идентификации документов,
• наброски схем или блок-схем процессов;
• анализ и корректировка набросков процессов;
• разработка процедур деятельности /процессов.
VII. Внедрение системы качества:
• анализ процедур пользователями;
• корректировка процессов и документирование процедур;
• внедрение процедур.
VIII. Определение эффективности процедур и системы качества:
• проведение внутреннего аудита;
анализ системы качества;
• проведение предварительного освидетельствования системы качества сертификационным органом.
Подход Регистра Ллойда к проектированию систем качества является более широким, носит методологический характер и охватывает все виды Деятельности предприятия, начиная с анализа существующей произведетвенной ситуации и кончая определением готовности для сертификации системы качества.
В соответствии с другим подходом создание систем качества целесообразно проводить в следующей последовательности:
1. Информационное совещание. Проведение такого совещания необходимо для того, чтобы довести до руководства и управленческого персонала информацию, содержащую следующие сведения:
- роль и значение системы качества для обеспечения успешной деятельности предприятия;
- сравнение существующей системы в работе по качеству с рекомендациями международных стандартов HCQ 9000;
- основные обязанности и ответственность руководства предприятия, управленческого и производственного персонала в создаваемой системе;
- структура системы качества и принцип ее функционирования;
- структура и функции службы качества и ее статус;
- процедура создания и сертификации системы качества.
При этом, как показывает практика, руководство предприятия гораздо лучше воспринимает указанную информацию, когда об этом говорят приглашенные со стороны специалисты, в особенности иностранцы. Поэтому, даже если на предприятии есть свои специалисты, способные предоставить такую информацию, в интересах дела бывает лучше подчиниться этому правилу, хотя оно действительно кажется иррациональным и потребует немалых затрат.
Затраты окупятся тем, что в таких случаях руководство, как правило, гораздо выше оценивает роль и значение систем качества и намного серьезнее относится к необходимости ее создания на предприятии.
2. Принятие решения о создании системы качества. Следующий шаг в создании системы качества - принятие руководством официального решения о ее создании. Такое решение может быть оформлено в виде приказа, в соответствии с которым:
- назначается представитель руководства, ответственный за создание и функционирование системы качества;
- формируется служба качества, как правило, в составе ОТК, отдела управления качеством, метрологической службы, отдела стандартизации и центральной заводской лаборатории;
- устанавливаются основные этапы, исполнители и сроки разработки и внедрения системы качества.
3. Разработка плана-графика создания системы качества. Во исполнение решения руководства разрабатывается план-график создания системы качества, в котором предусматривается выполнение следующих работ:
- разработка политики в области качества;
-определение функций и задач (элементов) системы качества с учетом рекомендаций стандартов ИСО 9000 и особенностей предприятия;
- определение состава структурных подразделений, которые должны выполнять функции в системе качества;
- разработка структурной и функциональной схем системы качества;
- определение состава и состояния документации системы качества;
- разработка новых и корректировка действующих нормативных документов системы качества и выпуск «руководства по качеству»;
-внутренние проверки системы качества в процессе ее внедрения и доработка системы по результатам проверок.
4. Определение функций и задач (элементов) системы качества. На этой стадии сначала нужно провести тщательный анализ процесса создания продукции и представить его в виде подробного перечня этапов работ. Основу этого перечня составляют стадии жизненного цикла продукции, характерные для данного предприятия. Полный цикл охватывает проектирование, изготовление, монтаж, испытания продукции и ее обслуживание при эксплуатации.
Для организации эффективного управления качеством перечень этапов должен быть достаточно детализирован, чтобы ни один из них не остался без воздействия системы качества.
В дальнейшем этот перечень потребуется при разработке функциональной схемы управления качеством, на которой можно наглядно представить «работу» системы качества.
5. Определение состава структурных подразделений системы качества. После определения этапов создания продукции и функций (элементов) системы качества нужно определить структурные подразделения, которые будут выполнять эти функции. Для этого необходимо проанализировать функции существующих подразделений и сравнить их с перечнем функций, принятым для создаваемой системы качества.
В результате устанавливаются исполнители каждой функции и каждому исполнителю его новые функции официально включаются в функциональные обязанности.
В состав исполнителей, кроме подразделений службы качества, входят, как правило, конструкторские, технологические, производственные и другие подразделения, вносящие существенный вклад в формирование (обеспечение) качества продукции.
После определения исполнителей и их функций система качества обретает вполне конкретное очертание, которое может быть представлено в двух схемах: структурной и функциональной.
6. Разработка структурной схемы системы качества. Структурная схема системы качества строится на основе структурной схемы предприятия и дает возможность показать «устройство» системы - состав и взаимосвязь всех структурных подразделений в системе качества и ее управляющее ядро - службу качества, в которую включаются, как правило, метрологическая служба, центральная заводская лаборатория, служба стандартизации, а также отдел управления качеством, выполняющий функции организации, координации и методического руководства работой по качеству.
Дополнительно на схеме целесообразно указать основные функции представленных подразделений. Состав подразделений и выполняемые ими функции будут, конечно, разными на разных предприятиях, но в совокупности они должны охватывать весь объем работ, требуемый для обеспечения качества выпускаемой продукции.
7. Разработка функциональной схемы управления качеством. В отличие от структурной схемы, показывающей «устройство» системы качества, построение функциональной схемы позволяет наглядно представить «работу» системы качества - процесс управления качеством. Такая схема строится в виде петли качества.
При разработке функциональной схемы необходимо учесть все этапы производства и все управленческие функции, приведенные на петле качества: политику и планирование качества, организацию работ, обучение и мотивацию персонала, контроль качества, информацию, разработку, принятие решений и внедрение их в производство, а также взаимодействие с внешней средой.
При этом для каждой функции на схеме целесообразно указать структурные подразделения, которые будут их выполнять на всех этапах производства.
Целесообразность разработки такой схемы заключается не только в наглядном представлении «работы» системы качества, но также и в том, что она позволяет выявить и устранить возможные пробелы при организации работ по качеству, когда для выполнения некоторых функций может не оказаться нужных исполнителей. В дальнейшем это позволит обеспечить четкое функционирование системы качества.
8. Определение состава и состояния документации системы качества. После определения состава и взаимосвязи структурных подразделений и их функций в системе качества следующий этап - определение состава нормативно-методических документов системы качества. Для итого отделу управления качеством совместно со службой стандартизации необходимо рассмотреть состав всей имеющейся на предприятии нормативной документации и определить те документы, которые служат для выполнения функций. Среди этих документов будут и действующие, и те, которые нужно будет разработать дополнительно. Не исключено также, что может потребоваться доработка, объединение или отмена некоторых действующих документов.
Все это позволит определить полный состав документации системы качества, а также объем необходимых работ по ее созданию.
9. Разработка нормативных документов и «Руководства по качеству». После определения состава и состояния документации системы качества следующий этап - разработка и корректировка конкретных нормативных документов, в которых должны быть изложены методы выполнения функций и задач в системе качества. Это будет этап наполнения системы качества внутренним содержанием.
Для выполнения этих работ отделу управления качеством потребуется составить, утвердить у руководства и отслеживать график разработки конфетных документов.
Наиболее распространенными документами системы качества являются стандарты предприятий. Но кроме них могут использоваться инструкции, Предписания и другие нормативные документы.
Кроме конкретных документов по отдельным элементам (функциям) окончательного формирования документации системы качества необходимо разработать еще один, обобщающий документ, в котором давалось бы общее описание системы и излагалась политика в области качества. Такое писание предусматривается в виде «Руководства по качеству».
«Руководство», как правило, служит не только для внутреннего использования, но и для предоставления заказчикам при заключении контрактов, а также - независимым экспертам при проверках системы качества с целью ее сертификации.
«Руководство» обычно включает в себя:
- сферу применения и статус самого «Руководства»;
- краткую характеристику предприятия и выпускаемой продукции;
- политику предприятия в области качества;
- краткое описание структуры высшего звена управления с указанием основных функций, полномочий и ответственности за качество;
- описание структуры и функций службы качества;
-описание элементов системы качества с указанием исполнителей и кратким описанием методов их выполнения. Для подробного ознакомления с указанными методами должны быть даны ссылки на соответствующие конкретные документы. Этот раздел составляет основной объем «Руководства».
В качестве иллюстрационного материала в «Руководство» целесообразно включить структурную и функциональную схемы системы качества, которые могут наглядно показать «устройство» и «работу» систем качества.
Дополнительно к «Руководству по качеству» и конкретным документам могут потребоваться «Программы обеспечения качества», которые, как правило, разрабатываются на ответственную продукцию по инициативе самих поставщиков или по требованию заказчиков. В этих программах устанавливается контроль наиболее ответственных этапов проектирования и изготовления продукции, указываются основные параметры и характеристики, подлежащие контролю, и необходимые средства измерений, даются ссылки на соответствующие программы и методики испытаний. Разработка таких программ предусматривается стандартами ИСО 9000.
После выполнения перечисленных этапов работ можно считать, что система качества разработана и в ней учтены рекомендации стандартов ИСО 9000.

Понравился данный материал?
Не стесняйся, поставь лайк, расскажи о нас своим друзьям, однокурсникам, короче, всем, кому был бы полезнен наш сайт! Тебе ничего не стоит, а нам приятно, что не зря стараемся ;)
Спасибо!